Penajam –Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispursip) melakukan pengawasan kearsipan internal di lingkungan Pemerintah Kabupaten PPU. Pengawasan dilakukan terhadap tujuh perangkat daerah, yaitu Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik, Dinas Komunikasi dan Informatika, Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan, Dinas Perhubungan, Dinas Perumahan Kawasan Pemukiman dan Pertanahan serta Dinas Ketahanan Pangan.

Kegiatan ini dimulai sejak tanggal 24 Mei 2023 dan diperkirakan berlangsung hingga tanggal 21 Juni 2023, kegiatan berlangsung pada masing-masing perangkat daerah sesuai jadwal yang telah ditentukan.

“Misalkan masalah arsip terkait dengan aset kemudian mungkin terkait dengan kepegawaian yg diperlukan untuk data-data kebijaksanan ke depan,” sebutnya, Kamis (8 Juni 2023),

Ia mengatakan masih harus melakukan sosialisasi atau pemahaman kepada perangkat daerah yang mana sebelum adanya Dinas Perpusip PPU, pengarsipan melekat pada masing-masing perangkat daerah dan cukup merepotkan, terutama terkait aset.  Misalnya, hilangnya dokumen properti atau pengajuan dokumen yang tidak akurat sehingga sulit menemukan dokumen akan menimbulkan permasalahan di kemudian hari.

“Sekalipun sebenarnya arsip itu awalnya, ketepatan misalkan atau kasusnya itu aset itu merupakan pelimpahan daripada pemerintahan di luar PPU, dalam hal ini Provinisi Kalimantan Timur ataupun kementerian yang dulu tidak otonomi daerah menjadi otonomi daerah,” jelasnya.

Pada tahun 2023, Pengawasan kearsipan internal akan melakukan dalam bentuk audit kearsipan menggunakan instrumen pengawasan audit sistem kearsipan internal. Arsiparis Ahli Pertama Dispusip PPU Achmad Zaenuri mengatakan, pengawasan kearsipan ini merupakan evaluasi dan penilaian dari penyelenggara/pelaksana tata kelola kearsipan di perangkat daerah. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari kegiatan pengawasan eksternal yang dilakukan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.

“Merujuk hasil pengawasan (sebelumnya), beberapa masalah yang banyak dihadapi di perangkat daerah itu SDM (sumber daya manusia) nya, sama proses pengelolaannya yang belum jalan. Karena memang dari sistem yang sudah pernah dilakukan selama ini kan pengelolaan arsip itu sudah seperti turun menurun. Jadi bukan merubah, tapi yang idealnya, ada ketentuannya, hanya saja memang sejauh ini belum dilakukan seperti itu. Yang jadi permasalahan ketika proses awal itu sudah ndak sesuai, proses berikutnya, pengelolaan, penyusutan, penyimpanan nanti pemindahan sampai penyusutannya tidak bisa berjalan. Dan akhirnya rata-rata berkas di SKPD numpuk begitu saja,” jelasnya.

Hasil pengawasan kearsipan internal kearsipan akan ditindaklanjuti dalam bentuk pembinaan dan pengawasan. Kepala Dispusip PPu Marjani berharap pengawasan internal terhadap kearsipan internal ini dapat direncanakan dengan baik, sehingga berdampak pada ketersediaan anggaran dan lain sebagainya. Selain itu, adanya sinergitas pelaksanaan pengelolaan kearsipan dari Dispusip PPU dan instansi daerah lainnya. Kedua hal ini diharapkan dapat meningkatkan pengelolaan arsip di Kabupaten Penajam Paser Utara.